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Uma instituição de ensino deve prezar pelos seus alunos. Essa é a ideia principal que toda instituição deveria carregar. Mas muitas vezes os alunos não se sentem satisfeitos com o que lhes é ofertado.
E assim, perdem o interesse acabando por desistir do curso ou migrar para outra faculdade.
Além disso, alguns profissionais não estão capacitados para entender quais as principais demandas do campo educacional.O que pode influenciar no modo que tratam o aluno.
Dessa forma, visando um tratamento de qualidade aos alunos da instituição, se torna imprescindível identificar as maiores falhas dentro desse sistema. Nesse artigo, abordaremos os principais erros que você pode cometer ao atender os seus alunos.
Erro nº 1 – Você não enxerga seu aluno como cliente
O grande erro de muitas instituição é não conseguir enxergar seu aluno como cliente.
É fato que os alunos estão ali para estudarem e terem acesso a um ensino de qualidade, mas é deles que vem o salário para a manutenção dos professores e demais funcionários, bem como, da escola.
Portanto, é importante entender que assim como todo cliente, o aluno tem demandas que devem ser atendidas, ele tem anseios e precisa ser compreendido em suas singularidades para que possa explorar suas capacidades.
Assim, é importante que a instituição consiga escutá-lo e fornecer soluções plausíveis para eventuais problemas que possam aparecer dentro o do seu processo de aprendizagem.
Erro nº 2 – Você não capacita a sua equipe
Professores e demais funcionários devem ser capacitados a atenderem seus alunos de forma adequada.
Muitos dos erros cometidos dentro de uma instituição, acontecem em decorrência da falta de preparo dos funcionários, mediante a questões corriqueiras, que poderiam ser resolvidas de forma muito mais simples, mas que ganham uma grande expansão por falta de conhecimento.
Esse trabalho de capacitação deve ser feito mensalmente, bem como, mensurado de modo a entender se as reclamações foram supridas.
Erro nº 3 – Você demora para atender as demandas de seus alunos
Esse é um erro cometido por muitas instituições que literalmente deixam seus alunos de lado para resolver outras questões burocráticas, administrativas ou financeiras.
Você precisa entender que as demandas de seus alunos são urgentes, então, não deixe para tentar resolver um problema amanhã se você pode resolver agora.
O aluno precisa de respostas rápidas para que continue dando seguimento ao seu curso.
Erro nº4 – Você não sabe lidar com questões de inadimplência
O número de inadimplentes em uma instituição de ensino muitas vezes é preocupante. Mas o que você tem feito para trabalhar com essa questão.
Existem alunos que desejam lidar com esse problema, mas não conseguem ter um atendimento adequado. Ao passo que as instituições passam a mandar:
- E-mails de cobrança,
- Cartas,
- Ações na justiça.
Em muitas instituições, não existe um atendimento humanizado que permita entender a real situação do aluno. Entendendo que existem diversos fatores que podem leva-lo a ser inadimplente, como o desemprego ou doença na família.
Assim, o número de alunos que abandonam as instituições de ensino por falta de pagamento é maior do que deveria ser.
Lembre-se sempre de que o aluno é também um cliente. E assim, você precisa aprender a negociar com ele. Sente-se entenda o que é possível fazer em cada caso, evitando ao máximo colocar o aluno em constrangimento.
Erro nº 5 – Você não tem um protocolo de atendimento para sua equipe
Outro erro muito comum é a forma de atendimento da equipe, com informações desconexas, que deixam o aluno totalmente confuso.
Assim, o aluno vai em busca de atendimento e auxílio e é encaminhado para 2 ou 3 pessoas diferentes para que possa resolver o seu problema, e o pior, existem equipes que nem sequer sabem quem vai resolver o problema daquele aluno.
São equipes focadas apenas no atendimento de novos candidatos e o setor administrativo.
O que é preciso fazer então, é montar um protocolo de atendimento visando evitar que o aluno tenha que contar o seu problema diversas vezes, passando por aborrecimentos ou constrangimentos.
Reuniões de equipe, manuais de atendimento e outros recursos podem ser utilizados para manter o rendimento de sua equipe nessa problemática.
Erro nº 6 – Seus canais de comunicação não funcionam de maneira adequada
- Erros no carregamento do site,
- Falta de resposta do tutor eletrônico,
- Ambiente online fora do ar que apresenta erro.
Tudo isso são falhas no atendimento dos alunos.
Alguns cursos requerem o máximo de esforço dos alunos, e em busca de mais comodidade eles buscam pelos canais que em tese. Deveriam atende-lo de forma eficiente, contudo, ele passa por um grande transtorno e não consegue realizar suas ações de forma adequada.
É preciso estar atento às queixas desses alunos, entendendo como melhorar o sistema de comunicação da sua instituição de ensino.
Erro nº 7 – Substituição integral do orientador de sala por tutor eletrônico
Esse também é um dos erros que você comete ao atender os seus alunos.
Muitas instituições de ensino superior tem migrado para o ambiente online. Assim fazendo com que toda orientação de matéria e trabalhos importantes fique somente a cargo do tutor eletrônico.
Apesar da migração do ambiente online facilitar os processos de comunicação, um orientador físico precisa se fazer presente nas instituições levando as inúmeras falhas de comunicação que o tutor eletrônico apresenta.
Não é incomum grande parte dos alunos de instituições que apresentam esse modelo de tutoria, apresentarem diversas queixas e não conseguirem desenvolver as atividades de maneira adequada.
Erro nº 8 – Falta de software para a automatização de processos
Se você não automatiza determinados processos, certamente também está cometendo um erro de atendimento para com os seus alunos.
Um CRM Inteligente, por exemplo, pode ajudar na otimização dos envios de mensagens e no controle das atividades por parte do time de captação. O objetivo é dar mais facilidade de acesso ao aluno e facilidade para os funcionários.
Nesse ponto, apresentamos o Grow, a nossa plataforma CRM com foco em captação de alunos. Com o Grow você pode criar e executar tarefas, assim como estabelecer metas e atividades para o seu time dentro do período de captação, além de ter uma interface inteiramente focada em Instituições de Ensino.
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